Organisationsuntersuchung in der kommunalen Finanzverwaltung – neues Projekt gestartet

Eine thüringische Stadtverwaltung hat die B & P Management- und Kommunalberatung GmbH beauftragt, ihren Fachbereich Finanzen einer grundlegenden Organisationsuntersuchung zu unterziehen. Das Projekt ist gestartet. Wir nehmen das zum Anlass, einen Blick auf die Fragestellungen zu werfen, die uns in den kommenden Monaten beschäftigen werden.

Warum eine Organisationsuntersuchung im Bereich Finanzen?

Der Bereich Finanzen ist das Rückgrat jeder kommunalen Verwaltung. Haushalt und Controlling, Stadtkasse, kommunale Abgaben – diese Einheiten arbeiten täglich unter erheblichem rechtlichen und fiskalischen Druck, oft mit Personalstrukturen, die historisch gewachsen sind und nicht immer den tatsächlichen Aufgabenvolumina entsprechen. Hinzu kommen steigende Anforderungen durch Digitalisierungsvorhaben und gesetzliche Neuregelungen im öffentlichen Dienst (Stichwort: § 2b UStG).

Wenn eine Stadtverwaltung in dieser Situation den Schritt geht, ihre eigene Organisation systematisch zu hinterfragen, ist das kein Zeichen von Schwäche. Es ist ein Zeichen von Führungsstärke.

Was wir untersuchen – und wie

Unser Auftrag umfasst drei Fachdienste: Haushalt und Controlling, die Stadtkasse sowie die kommunalen Abgaben. Die Untersuchung folgt unserem bewährten dreiphasigen Vorgehen (Erhebung, Analyse und Soll-Konzeption) nach den methodischen Grundsätzen des Organisationshandbuches des Bundesministeriums des Innern sowie den Empfehlungen der Landesrechnungshöfe.

IST-Erhebung

In der IST-Erhebung führen wir leitfadengestützte Einzelgespräche mit Führungskräften und Beschäftigten, erheben den vollständigen Aufgabenbestand und bauen eine produktorientierte Prozesslandkarte auf. Für uns ist diese Phase nicht das bloße Sammeln von Daten. Sie ist das Verstehen von Realität – von dem, was die Menschen in diesen Fachdiensten tagtäglich leisten, was ihnen Probleme bereitet und wo sie selbst Veränderungsbedarf sehen.

IST-Analyse

In der IST-Analyse unterzieht unser Team den erhobenen Aufgabenbestand einer vollständigen Aufgabenkritik: Zweckkritik (Tun wir die richtigen Dinge?) und Vollzugskritik (Tun wir die Dinge richtig?) liefern die Grundlage für belastbare Handlungsempfehlungen. Ergänzt wird die Analyse durch eine Stellen- und Organigrammanalyse sowie eine Prüfung des digitalen Reifegrades der Fachdienste.

SOLL-Konzeption

Die SOLL-Konzeption schließt das Projekt ab: ein optimiertes Organigramm, ein quantitativ hergeleiteter Personalbedarf in Vollzeitäquivalenten und ein priorisierter Maßnahmenkatalog, den die Verwaltungsführung direkt in die Umsetzung überführen kann. Alle Ableitungen erfolgen transparent, nachvollziehbar und auf Basis interkommunaler Vergleichswerte.

Unser Ansatz: Einbindung statt Überrumpelung

Organisatorische Veränderungen scheitern selten an fehlenden Konzepten. Sie scheitern daran, dass Beschäftigte und Führungskräfte die Ergebnisse nicht mittragen, weil sie sich nicht gehört gefühlt haben. Deshalb beginnen wir jedes Projekt mit einer Auftaktveranstaltung für alle Beteiligten im Fachbereich – nicht als Pflichttermin, sondern als echtes Informations- und Gesprächsformat. Wer versteht, was untersucht wird und warum, arbeitet mit. Und wer mitarbeitet, ist am Ende bereit, Ergebnisse umzusetzen.

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Ihr Ansprechpartner:

Daniel Weser
Abteilungsleiter Organisation, Personal und Digitalisierung