Organisationsuntersuchung in der Kernverwaltung: Wenn der Stellenplan die Realität nicht mehr abbildet

Viele Gemeindeverwaltungen arbeiten mit Strukturen, die über Jahre gewachsen sind, nie aber systematisch überprüft wurden. Aufgaben wurden neu zugeordnet, Stellen mehrfach umbesetzt, Zuständigkeiten informell verschoben. Der offizielle Stellenplan beschreibt irgendwann nicht mehr, was tatsächlich geleistet wird. Und die Stellenbeschreibungen, auf deren Grundlage Eingruppierungen vorgenommen wurden, spiegeln eine Tätigkeit wider, die es in dieser Form schon lange nicht mehr gibt.

Das ist keine Ausnahme. Es ist der Normalzustand in einer Vielzahl ostdeutscher Kommunen.

Ausgangslage

Eine amtsangehörige Gemeinde in Brandenburg steht vor genau dieser Aufgabe. Nach der Umstellung auf eine neue Haushaltsstruktur soll die Aufbau- und Ablauforganisation der Kernverwaltung erstmals systematisch analysiert werden. Rund 20 Stellen sind betroffen. Das Ziel ist klar definiert: eine belastbare Stellenbedarfsanalyse, ein aktuelles Soll-Stellenkonzept und rechtssichere Stellenbeschreibungen mit Stellenbewertung nach TVöD (VKA), die tarifrechtlich Stand halten, wenn sie in Frage gestellt werden.

Die Personalvertretung ist von Beginn an eingebunden.

Was eine solche Untersuchung leisten muss

Eine Organisationsuntersuchung, die nur das Offensichtliche dokumentiert, ist wenig wert. Der Mehrwert entsteht dort, wo die Erhebung tief genug geht, um strukturelle Schwachstellen sichtbar zu machen, die im Tagesgeschäft unsichtbar bleiben. Doppelzuständigkeiten. Aufgaben, die erledigt werden, obwohl kein gesetzlicher Auftrag dafür besteht. Stellen, die formal eine Entgeltgruppe ausweisen, die der tatsächlichen Tätigkeit weder entspricht noch standhält.

Die methodische Grundlage bildet das Organisationshandbuch des Bundesministeriums des Innern sowie die Empfehlungen der KGSt. Für die Stellenbedarfsermittlung kommt ein Methodenmix aus Kennzahlenmethode und Benchmarking zum Einsatz. Für die Stellenbewertung nach TVöD (VKA) gilt: B & P gibt nur Stellungnahmen ab, die tarifrechtlich vollständig vertreten werden können. Bewertungen, die einer gerichtlichen Überprüfung nicht standhalten würden, werden nicht kommuniziert.

Vorgehen im Projektalltag

Vor den eigentlichen Interviews werden die Beschäftigten gebeten, ihre Tätigkeiten vorab schriftlich zu dokumentieren. Das reduziert den Gesprächsaufwand erheblich und verbessert die Datenqualität, weil die Beteiligten strukturiert über ihre Arbeit nachgedacht haben, bevor das Gespräch beginnt. Leitfadengestützte Einzelgespräche, sowohl mit Führungskräften als auch mit Mitarbeitenden, werden vor Ort geführt. Alle weiteren Projektphasen laufen digital. Präsenztermine werden nicht aus Gewohnheit, sondern dort eingesetzt, wo sie methodisch notwendig sind.

Das gesamte Projektteam arbeitet nach dem Vier-Augen-Prinzip. Kein Dokument, das dem Auftraggeber übergeben wird, verlässt das Haus ohne interne Prüfung.

Projektteam und Zeitrahmen

Projektleiter ist Daniel Weser, Abteilungsleiter und Prokurist bei B & P, der seit 2016 Kommunen und öffentliche Aufgabenträger bei Organisations- und Personalthemen begleitet und mehr als 50 Projekte zur Stellenbewertung nach TVöD, TV-L und TV-N Sachsen abgeschlossen hat. Die stellvertretende Projektleitung liegt bei Florian Geyer, der mehrjährige Praxiserfahrung in der Personalbetreuung eines tarifgebundenen Kommunalkonzerns mitbringt.

Der Bearbeitungszeitraum ist auf fünf Monate angelegt. Der Abschluss ist für November 2026 geplant.

Ihr Ansprechpartner:

Daniel Weser
Abteilungsleiter Organisation, Personal und Digitalisierung